4 kroki do sukcesu w outsourcingu projektu IT

Oursourcing projektów IT pomaga obcinać koszty projektów, o ile jest wdrażany właściwie. Oto nasze wskazówki!

Pandemia COVID-19 to wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw, dla których często głównym wyznacznikiem podejmowanych decyzji stały się koszty związane z realizacją danego projektu, w tym także projektu IT.  

Znajduje to potwierdzenie w badaniu przeprowadzonym przez firmę Deloitte, które pokazało m.in., że firmy chętnie sięgały w tym czasie po outsourcing projektów IT, a głównym powodem dla tego typu decyzji była redukcja wydatków [1]. Pokazało to również badanie EC2 i TECH MED HOUSE dotyczące wpływu koronawirusa na rozwój cyfrowy firm (z racji naszej specjalizacji, ankietowaliśmy firmy z branży medycznej), zgodnie z którym aż 86% firm korzysta z usług zewnętrznych dostawców i partnerów technologicznych (pełny raport do pobrania za darmo tutaj). 

Oprócz cięcia kosztów outsourcing w sektorze IT niesie ze sobą wiele korzyści. Pozwala zaoszczędzić czas na procesie rekrutacyjnym (zamiast zatrudniać pracownika, kupujemy jego pracę w formie usługi, a zadanie związane z rekrutacją przechodzi na dostawcę IT), zapewnić wysoką jakość wykonania projektu dzięki zaangażowaniu sprawdzonych specjalistów (za weryfikację ich faktycznych umiejętności ponownie odpowiada nasz dostawca usług IT) i tym samym zwiększyć wydajność projektu.  

Outsourcing projektów IT nie zawsze jednak jest odpowiednio wdrażany. Bazując na naszym wieloletnim doświadczeniu, przedstawiamy cztery kroki, których wdrożenie pozwoli osiągnąć sukces w outsourcingu projektu IT. 

Krok 1. Określ swoje cele 

Zacznij od analizy swoich potrzeb. Dokładne zrozumienie tego, co chce osiągnąć twoja firma, pozwoli ci ustalić, jakiej pomocy konkretnie potrzebujesz. Częstą przyczyną niepowodzenia projektów są niejasne wymagania, które dodatkowo zmieniają się w czasie.  

Pamiętaj, aby decyzję o outsourcingu poprzeć oceną rzeczywistej kondycji zarządzanej przez ciebie firmy. Zidentyfikuj obszary kluczowych kompetencji przedsiębiorstwa oraz rodzaje działań o charakterze pomocniczym. Rozważ, czy chcesz powierzyć dostawcy cały projekt czy tylko pojedyncze zadania.  

Zadaniem tym zajmują się z reguły analitycy IT. O tym, dlaczego warto ich zaangażować, przeczytasz w naszym bezpłatnym poradniku dostępnym w tym miejscu.  

Krok 2. Wybierz właściwie, z kim chcesz pracować 

Wybór dostawcy usług IT jest kluczowy, gdyż w dużej mierze determinuje sukces procesu outsourcingowego oraz całego projektu. Wiąże się on z wyborem partnera biznesowego, który na czas trwania współpracy staje się w pewnym stopniu częścią twojej firmy. Ostatecznie ma on bezpośredni wpływ na efekt końcowy projektu.  

Relację z partnerem IT powinny cechować przede wszystkim szczerość i zaufanie. Wybór dostawcy poprzedzony rzetelnymi poszukiwaniami i oceną zagwarantuje podjęcie przemyślanej decyzji. Ważne, aby ostateczny wybór nie uwzględniał jedynie jednego czynnika, np. niskiej ceny, ale opierał się na dogłębnej ocenie usługodawcy pod kątem spełniania oczekiwań zleceniodawcy, w tym także dotychczasowego doświadczenia w podobnych projektach i specjalizacji.  

Opracowane kryteria wyboru muszą odpowiadać zdefiniowanym wcześniej potrzebom, odzwierciedlać spodziewane korzyści i pokazywać potencjalne zagrożenia. Podczas rozważania potencjalnej współpracy warto wystosować zapytanie ofertowe, które nie zobowiązuje do podpisania umowy ani nawet dalszych rozmów, ale pozwoli poznać sposób podejścia do projektu IT twojego potencjalnego dostawcy. 

Krok 3. Podpisz umowę 

Kolejnym krokiem są negocjacje z wybranym partnerem technologicznym oraz uzgodnienie szczegółów procesu outsourcingu. Na tym etapie powinieneś wynegocjować warunki umowy.  

Umowa outsourcingu IT powinna zawierać podstawowe wytyczne dotyczące projektu IT i zasad współpracy, a także szczegółowo opisywać zasady mierzenia efektywności pracy.  

Zakres umowy musi być szczegółowo określony – im więcej dokładnych informacji, tym lepiej. W razie ewentualnych problemów obie strony będą mogły odnieść się do zapisów umownych, dlatego wymieniamy umowę wśród czterech kroków do sukcesu w outsourcingu projektu IT. 

Krok 4. Czas rozpocząć projekt! 

Po podpisaniu umowy dostawca rozpoczyna budowanie zespołu, które składa się z kilku etapów. Pierwszy z nich to formowanie (ang. forming). Członkowie zespołu poznają się, dowiadują, jaki jest cel projektu IT, który mają zrealizować, powstają relacje między członkami zespołu. Dobrze zatem wybrać software house, który posiada na pokładzie deweloperów, którzy mieli już okazję ze sobą pracować – to pozwoli maksymalnie przyspieszyć pierwszą fazę formowania zespołu do Twojego projektu. 

Kolejna faza to tzw. storming, która rozpoczyna się, gdy projekt powoli rusza i pojawia się presja czasu, odpowiedzialności, a także sprzeczne oczekiwania członków zespołu. Aby uniknąć sporu, należy dojść do jak najszybszego porozumienia – wspólnego wypracowania zasad i rozwiązania pomniejszych konfliktów.  

Wszystkie działania dążące do jednomyślności, otwartości i poprawy działań są elementami normingu, czyli fazy normowania.  

Po wyeliminowaniu wszelkich dysfunkcji zespołu można przejść do fazy pełnej i sprawnej realizacji projektu IT dla klienta (ang. performing). 

Postępy zespołu projektowego oraz ewentualne modyfikacje powinny być kontrolowane, a nieprawidłowości wychwytywane i wyjaśniane na bieżąco. Momentem kończącym jest zrealizowanie celów projektowych.  

Przyszłość outsourcingu  

Z raportu firmy Avastant wynika, że – przynajmniej w USA, które wyznacza trendy światowe – w 2020 roku to średnie firmy technologiczne przyczyniły się w największym stopniu do rozwoju branży outsourcingu IT, a ich liczba outsource’owanych projektów wzrosła średnio z 9,1% do 11,8% [2].  

Przyszłość outsourcingu rysuje się zatem w jasnych barwach na całym świecie. Ekonomiczne aspekty przewyższają niechęć i obawę do korzystania z tej formy współpracy i zaczyna być ona wykorzystywana przy projektach o coraz większej skali. Partnerzy technologiczni o bogatym doświadczeniu, odpowiednich zasobach i dobrej sytuacji finansowej stają się szansą na zbudowanie istotnej przewagi konkurencyjnej dla firm z wielu sektorów.

Źródła: 

  • [1] Deloitte, Deloitte Global Outsourcing Survey 2020 
  • [2] Avasant, IT Outsourcing Statistics 2020-2021